พื้นฐานการใช้งาน QuickBooks (ทั้ง Online และ Desktop)
🧭 พื้นฐานการใช้งาน QuickBooks (ทั้ง Online และ Desktop)
1. เริ่มต้นระบบครั้งแรก
ตั้งค่าบริษัท (Company Info): ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
เลือกสกุลเงิน
เลือกรูปแบบกิจการ (ค้าปลีก, บริการ, ฯลฯ)
2. สร้างบัญชี (Chart of Accounts)
ระบบจะสร้างบัญชีพื้นฐานให้แล้ว เช่น รายได้, ค่าใช้จ่าย, เงินสด
แต่คุณสามารถเพิ่มเองได้ เช่น:
บัญชีธนาคาร (Bank)
ลูกหนี้ (Accounts Receivable)
เจ้าหนี้ (Accounts Payable)
3. บันทึกรายได้ / รายรับ
เมนู:
Customers > Create Invoices
หรือSales > Invoices
กรอกชื่อลูกค้า รายการสินค้า/บริการ ราคา วันที่
คลิก “Save and Send” หรือ “Save and Close”
👉 หรือถ้าได้รับเงินทันที: ใช้ Sales Receipt
แทน Invoice
4. บันทึกค่าใช้จ่าย / รายจ่าย
เมนู:
Vendors > Enter Bills
(ถ้าเป็นหนี้) หรือWrite Checks / Expenses
(จ่ายทันที)ระบุผู้ขาย, หมวดค่าใช้จ่าย (เช่น ค่าไฟ, ค่าเดินทาง), วันที่, ยอดเงิน
5. รับชำระเงิน (Receive Payment)
เมื่อลูกค้าชำระเงินจาก Invoice
ไปที่
Customers > Receive Payments
เลือกลูกค้าและ Invoice ที่จ่าย
เลือกบัญชีที่รับเงิน (เช่น เงินสด หรือบัญชีธนาคาร)
6. จ่ายหนี้ (Pay Bills)
หากเคยบันทึก Bill (เจ้าหนี้) ไว้
ไปที่
Vendors > Pay Bills
เลือกบิลที่ต้องการชำระ
เลือกวิธีจ่าย เช่น เช็ค หรือโอนเงิน
7. ดูรายงาน (Reports)
เมนู
Reports
รายงานยอดนิยม:
Profit & Loss (งบกำไรขาดทุน)
Balance Sheet (งบดุล)
Accounts Receivable Aging (ลูกหนี้ค้างชำระ)
Accounts Payable Aging (เจ้าหนี้ค้างจ่าย)
📦 ฟังก์ชันเพิ่มเติม:
จัดการสินค้า (Inventory)
ระบบภาษี (VAT)
Payroll (เฉพาะบางเวอร์ชัน)
การปิดงวดบัญชี